איך לכתוב מכתב תלונה על מנהל בעבודה בצורה נכונה?

מכתב תלונה על מנהל בעבודה: איך לנסח את זה נכון?

אם הגעת למצב שבו אתה מתכוון לכתוב מכתב תלונה על מנהל בעבודה, אתה לא לבד. רבים מדי מוצאים את עצמם מתמודדים עם מצבים קשים בעבודה, כשהתנהלות לא תקינה של מנהל פוגעת ברוח העובדים וגם באווירה הכללית בחברה. אז איך כותבים מכתב תלונה בצורה שתשיג את התוצאה הרצויה? כאן נכנס הגורם החשוב ביותר – התקשורת.

מה צריך להיות במכתב תלונה?

זה נשמע אולי פשוט, אבל כתיבת מכתב תלונה היא משימה לא קלה. ישנם כמה אלמנטים שכדאי להקפיד עליהם:

• פרטים אישיים: תתחיל במידע בסיסי כמו שם, תפקיד ופרטי קשר.
• ציון המנהל: חשוב לציין במפורש מי המנהל המדובר.
• תיאור המצב: אל תתבייש להציג את הבעיה בדיוק. האם יש יחס פסול? האם קיבלת התייחסות לא הולמת?
• השלכות: כיצד ההתנהלות של המנהל הפכה את חווית העבודה שלך לבעייתית?
• בקשה לפתרון: מה אתה מצפה שיקרה? אל תסתפק בתיאור הבעיה.

מה לומר ומה לא?

אחת השאלות הגדולות היא מה להכניס למכתב ומה להשאיר בחוץ. קרוב לוודאי שהכעס שלך יהיה חזק, אבל חשוב לדאוג שהמכתב יהיה מקצועי. זכרו, מטרת המכתב היא לא לפרוק אנרגיות, אלא להשיג פתרון. לכן, אנא הימנעו מ:

• שפה גסה
• איומים
• תיאורים מפורטים מדי של רגשות אישיים

לדבר על עובדות ולא על רגשות

לכתוב מכתב תלונה זה כמו לגשת לדווקא במגרש כדורגל. אתה לא רוצה למרוח את הכדור עם רגשות. במקום זה, נסה להציג את העובדות:

• מתי התרחש האירוע?
• האם היו עדים על המקרה?
• איך זה פגע בך פיזית או נפשית?

שאלות נפוצות:

• מה אם אני מפחד מההשלכות?
  נסה לחשוב על הפעולות הבאות שלך. במקרים רבים, החברה אינה יכולה לפגוע בך על פידבק בונה.
• למי אני מגיש את המכתב?
  לרוב, עליך להגיש את המכתב לממונה על המנהל או למחלקת משאבי אנוש.
• האם כדאי לדבר עם המנהל לפני המכתב?
  זה יכול להועיל, אבל רק אם אתה מרגיש שזה בטוח לעשות.

איך לנסח את המכתב?

אם החלטת לכתוב את המכתב, הגיע הזמן להתחיל לכתוב. הצעד הראשון הוא לקבוע איזו תחושת תודעה אתה רוצה להעביר – האם זו תהיה מחאה נחרצת או בקשה ענווה לשיפור? בשני המקרים – הקפד להיות ברור וגם ענייני.

להלן דוגמה למבנה המכתב:

[כתובתכם]
[שם העיר, תאריך]

[שם המנהל/פחה]
[שם החברה]
[כתובת החברה]

שלום [שם המנהל/מנהלת],

אני כותב לך בנוגע לתחושותיי בקשר ל[נושא התלונה]. בשבועות האחרונים חוויתי [תיאור קצר של המקרה]. 

אני מאמין שהמקרה הזה גרם ל[הגוף/תהליך שנפגע מכך], ואני מכוון את מכתבי עם תקווה שמצב זה יכול להשתפר.

אשמח לשוחח על הנושא נוספות.

בברכה,
[שמך]

למה לפעול במקצועיות?

היכולת לנהל משברים באדיבות ובמקצועיות היא כישור חשוב. כאשר אתה יודע איך להעביר את המסר שלך בצורה ברורה, יש לכך השפעה על האווירה בעבודה וגם על התוצאות. מי יודע? אולי המנהל שלך לא יודע על הבעיה שאתה מתמודד איתה, ובזכות המכתב שלך, הוא יבין ויפעל בהתאם.

שאלות נוספות:

• מה תהליך השיחה לאחר שליחת המכתב?
  הכנה לשיחה פתוחה עם הגורמים הרלוונטיים.
• האם המכתב נשמר בסוד?
  לא ניתן להבטיח זאת, אך יש לנהל את המילים בחוכמה.
• מה קורה אם הבעיה מתמשכת?
  מומלץ להמשיך לתעד את המקרים הפוטנציאליים.

בסופו של דבר, המטרה של מכתב תלונה היא לא רק להביע אי נוחות, אלא גם להביא שינוי. ברגע שהבעיה נפוצה וכולם מודעים לה, סביר להניח שהתעלמות ממנה תהיה קשה יותר. אם היית במצב הזה, מה היית רוצה להיות המנהל שלך? הנכונות שלך לפעול תשפיע על האווירה בעבודה – למי שמעליך וגם לעובדים לצדך.